Au secours, ma compta est dans les nuages

Ou pourquoi utiliser ou ne pas utiliser le Cloud pour ses données métier

cloudChef d’entreprise s’aventurant dans le Cloud

Lors d’une discussion avec un de mes amis jeune et dynamique chef d’entreprise dans les telecom, je lui ai parlé de nos solutions de saisie de rapport en ligne, et sa réponse a été « Ah non, si c’est dans le Cloud, je refuse! ». Un client m’a dit un autre jour « si c’est dans le Cloud, c’est super! ». Le seul point commun est que dans mon argumentaire, non seulement le cloud n’était pas le sujet, mais en plus je n’ai même pas cité le mot.

A l’instar de Web 2.0 ou de Big Data, le mot Cloud est sur toute les lèvres et est employé à toutes les sauces. De Microsoft à Sales Force en passant par SAP, Google, Apple, Amazon, tous proposent des services de stockage sur le Cloud ou des applications en mode SaaS (service à a software), allant jusqu’au logiciel personnalisable dans le cas de Sales Force. Mon intention est donc ici de rationaliser le débat et de percer le brouillard pour expliquer les caractéristiques, avantages et inconvénients fonctionnels des différentes solutions d’hébergement de vos données, Cloud y compris.

Avant tout, réponse à la première des questions : qu’est-ce que le Cloud? Je ne me substituerai pas ici à Wikipedia, qui possède d’ailleurs un très bon article sur le cloud ici. Vous constaterez d’ailleurs en le lisant que la notion de Cloud Computing ne date pas d’hier. Je vais plutôt prendre le mot de Cloud dans l’acception globale et indiquer les différences entre une application métier locale, une métier application hébergée sur un serveur et une application métier Cloud.

L’application locale est une application que vous exécutez à 100% sur votre ordinateur. Prenons par exemple Excel : c’est une application qui charge un fichier présent sur votre ordinateur ou sur un ordinateur de votre réseau et qui effectue les calculs en utilisant les ressources mémoires et processeur de votre ordinateur : si celui ci rame, Excel rame.

Pour une application métier hébergée sur un serveur, vous récupérez sur votre ordinateur des données stockées à distance, et les calculs sont effectués par le serveur distant. Ce serveur est clairement identifié, c’est un (ou plusieurs) support(s) physique(s) situé(s) à un endroit précis. Cela permet à plusieurs personnes de synchroniser et de mutualiser leur données.

La grande différence avec un service Cloud (Microsoft, Google, Sales Force ou autre) est que vous ne savez ni où sont précisément les données, ni qui effectue les calculs, et cela n’a de plus aucune importance! Vous n’avez qu’un point d’entrée défini, et le fournisseur s’occupe du reste, en vous garantissant une efficacité et un niveau de service constant.

Maintenant quid de ces solutions pour des données métiers, qui sont sensibles pour votre entreprise?

Dans un premier temps, j’aimerais tout de suite démolir une idée préconçue, qui est que conserver des données chez soi est plus sécurisé que de les avoir chez un hébergement professionnel. Cette idée vient de l’argument en apparence valable  que les données stockées sur un cloud ou sur un hébergeur professionnel sont accessibles par un point d’entrée public du Web, donc à priori plus simple à trouver et surtout plus tentantes pour un hackeur. Les photos de célébrités dénudées qui ont été extraites du Cloud Apple sont des exemples typiques (même si l’erreur de sécurité ne vient pas d’Apple, j’écrirai un article dans quelques semaines à propos de la sécurité).

Même en prenant en compte cet argument, pour être au minimum aussi sécurisé qu’un (bon) hébergeur professionnel, il faut prendre toutes les précautions qu’il prend : sécurité contre le vol, les incendies, les coupures de courant et les hausses de température, réplication et sauvegarde régulière des données, mise à jour des sécurités logicielles, pares feu… Au contraire donc, si vous voulez la sécurité, ne conservez pas votre application chez vous ou mettez en place des infrastructures complexes et coûteuses.

Maintenant quels sont les avantages de stocker des données sur le Cloud, ou d’utiliser les nombreuses applications accessibles en mode SaaS :
accéder à vos données de partout : dès que vous avez du réseau, vous avez un point d’entrée qui vous permet d’accéder à votre application ou à votre site. Si vous donnez un accès à quelqu’un partout dans le monde, il pourra accéder à vos données aussi facilement que vous (remarquez bien que ce côté n’est pas forcément très positif).
profiter des mises à jour d’une application immédiatement : quand une application cloud est mise à jour et propose des nouvelles fonctionnalités, celles ci sont disponibles pour tous les clients du Cloud. Pas d’installation, pas de frais de licence, le vrai plug and play.
mutualiser les ressources et lisser les coûts : par rapport à posséder un hébergement dédié, l’accès à un Cloud est moins cher (voir gratuit), l’investissement de départ nul, et les coûts d’utilisation et de licences fixes.

Maintenant sortons un peu du tableau idéal de ce type de solution pour parler de l’inconvénient principal : vous ne savez pas où vos données sont stockées. Quand les données sont stockées chez vous, vous avez le support sur les yeux; quand les données sont stockées chez un hébergeur dédié, il peut vous fournir un support avec des données voire si la machine vous appartient vous la rendre.

Ce que cela implique :
la non garantie de l’intégrité des données : aucun des grands du marché, même ceux qui proposent des contrats de SLA très précis ne garantit l’intégrité des données. Il est ici nécessaire de tempérer le caractère catastrophiste de ce que j’écrit ici : l’accord est beaucoup plus tacite, c’est un accord de réputation. Google, Amazon ou Microsoft n’a aucun intérêt à ce que vos données disparaissent, mais cela relève plus de la publicité mensongère que de la rupture de contrat.
la non maîtrise de l’existence ou non d’un fichier : quand vous supprimez un fichier ou une données sur le cloud, la suppression est dans un premier temps en tout cas logique (ce qui veut dire que la données est toujours physiquement disponible). Ceci veut dire que contrairement à quand vous posez un aimant sur un disque dur, quand vous supprimez un fichier sur un espace de stockage Cloud, vous ne savez pas quand celui ci sera réellement supprimé, ni même s’il l’a été.
des difficultés en cas de perte de service : les données peuvent être toujours présentes sur les serveurs mais le service non accessible, ce qui entraîne tout autant une perte des données pour votre entreprise. L’exemple de MegaUpload et de sa fin brutale est très parlant, mais on peut aussi imaginer une coupure de service pour raison de coupure réseau entre deux pays (matérielle ou diplomatique), etc…
Tout ceci signifie que la conservation (et la confidentialité, CF cet article de mon directeur technique) de vos données métier dépend donc de paramètres que vous maîtrisez beaucoup moins.

En conclusion, concernant vos données métier sensibles, je ne suis pas un amateur du « tout chez moi », et malgré mon métier je ne suis pas non plus un ayatollah de l’hébergement dédié. Par contre l’utilisation d’une application Cloud implique une réflexion en amont sur un plan de sauvegarde et de récupération régulière des données présentes en ligne.

En clair, si vous envoyez votre entreprise dans les nuages, prévoyez une piste d’atterrissage et un parachute !

Mais au fait, pourquoi donner une tablette avec des applications à mes salariés?

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Entrepreneur de demain saisissant son rapport quotidien

Le titre de cet article peut vous donner l’impression que cette semaine je vais enfoncer des portes ouvertes, mais il s’avère que ces portes ne sont pas réellement ouvertes, ni même si évidentes à trouver. En effet ma position est qu’une tablette est un outil essentiel pour une grande majorité de salariés, y compris les non itinérants, a condition de l’utiliser à bon escient.

Dans cet article je vais me consacrer à ma spécialité, le B2B, un petit passage sur votre Store favori vaut mieux qu’un long article concernant le B2C. Le but est de présenter les avantages et inconvénients du support mobile, d’une part pour encourager des entrepreneurs à utiliser le mobile, et d’autre part pour décourager des entrepreneurs technoïdes à utiliser une tablette à tout prix.

Au lancement des applications mobiles B2B, les premiers bénéficiaires furent les coursiers (ce fut d’ailleurs mon premier projet d’application à composante mobile, sous windows mobile à l’époque), puis le marché s’est lentement ouvert à d’autres professions. Néanmoins pour les autres entreprises non visionnaires, une application mobile métier était un nice to have, et non un must have. Le must have l’emporte depuis à peu près un an, mais peut-être comme pour beaucoup de modes de manière un peu trop systèmatique.

Voici donc un petit rappel de ce qu’une tablette ou un smartphone avec application apporte (ou pas).

Les plus

Parlons d’abord du cas simple : les itinérants (VRP, techniciens, coursiers). Ici la tablette ou le smartphone connecté est une passerelle, un lien permanent d’une part entre le siège et l’itinérant, mais également entre l’itinérant et le client, voire entre l’itinérant et un tiers.

Exemple : avec une application de qualité, un technicien peut en trois clics récupérer son prochain rendez vous, commander une pièce au fournisseur par texto avant d’aller la chercher, et prévenir le client par texto et/ou email qu’il a dix minutes de retard. D’une part la qualité du service est excellente pour le client (un retard prévenu est la plupart du temps accepté, et par mécanisme d’engagement un client prévenu d’un retard va attendre plus longtemps avant de renoncer), d’autre part la rentabilité du technicien est optimisée au maximum, dans l’intérêt de tous.

Deuxième avantage : tout le monde a une tablette. Le prix bas des supports et le fait que les fonctionnalités proposées dans la plupart des tablettes, même bas de gamme, sont largement suffisantes pour une utilisation quotidienne à domicile vont aboutir à ce que la tablette bannisse l’ordinateur même portable dans les foyers, et à terme monsieur Toulemonde aura au minimum une tablette Wifi chez lui. Ceci signifie que l’application tablette (pour peu qu’elle soit multi-support comme les applications Yoocan Move) est une application idéale pour des dialogues avec tiers comme des concessionnaires, des indépendants, des clients ou des entrepreneurs, même pour une utilisation non itinérante.

Dans ces cas là, comme la volonté stratégique de l’entreprise ne peut pas se transmettre aussi facilement que pour une application interne, la nécessité de « vendre » l’application est encore plus forte (nous verrons cela dans un autre article sur la conduite du changement). Or un bon moyen de conduire cet acteur externe à utiliser vos outils est de les lui rendre disponibles le plus simplement possible, par exemple sur sa tablette. Les applications ici sont très nombreuses : simulateur pour concession automobile, loueur, application pour cours à domicile ou professions libérales, etc…

Dernier avantage : l’ergonomie. La légèreté du support, son interface au doigt, sa connectivité et son côté ludique rendent les applications tablette les applications idéales pour saisir des données structurées, quelles qu’elles soient.

Que ce soit sur un chantier (le fondateur de FinalCAD, entreprise française à succès, ne dira pas le contraire), dans un entrepôt, dans une salle de réunion ou dans un bureau, pourquoi fournir un ordinateur de bureau ou un portable lourd et cher à un collaborateur qui doit accomplir uniquement des actions simples d’un point de vue informatique (mail, internet, bureautique simple) ou des actions complexes mais structurées (rapports d’expertise normalisés, commandes…) alors qu’une tablette moins chère peut être transportée aisément partout, sans fatigue, et que l’interface au doigt est plus simple et plus ludique que l’interface à la souris? Enfin la tablette est le support idéal pour les personnes qui, sans être itinérantes, passent beaucoup de temps debout : animateurs(trices) de salon ou de conférences, vendeurs(ses), etc…

Les moins

Les applications tablettes ne sont tout de même pas la panacée et voici ce qu’elles ne font pas :

Premièrement une tablette est un outil très peu adapté à la saisie de données non structurées. Malgré l’utilisation de claviers, j’ai pu constater autour de moi que mêmes les plus technophiles de mes collègues et amis n’utilisent que très peu les tablettes pour saisir un texte de plus de deux lignes. Moi même pour écrire cet article je délaisse mon I… (pas de marque) chéri pour mon ordinateur.  Par conséquent, les utilisateurs (y compris itinérants!) qui passent beaucoup de temps à écrire des textes même relativement longs dans leur métier doivent plutôt utiliser un ordinateur ou un hybride PC/tablette tactile (pour allier le meilleur, mais pas le moins cher, des deux mondes).

Deuxièmement : une tablette ne doit pas être un outil de stockage de données et doit rester un outil transitoire, sans se substituer à une application avec serveur central. Au vue de l’évolution technique des environnement tablettes et même si leurs performances s’approchent des PC de bureau, les applications doivent être conçues pour recevoir des informations ciblées  et les données doivent être renvoyées régulièrement au siège social. Ce qui est peu important dans une utilisation privée s’avère crucial dans une utilisation en entreprise.

Enfin : une application tablette ne doit pas être aussi riche en contenu et fonctionnalités qu’une application client/serveur d’entreprise. Une application sur support tablette doit être extrêmement simple avec un accès direct aux fonctionnalités centrales et un nombre d’écrans faible, afin de profiter au maximum des qualités du support. Le principe est simple : un objectif, une appli.

En conclusion, la tablette est l’outil professionnel de demain en plus de l’outil personnel d’aujourd’hui. Une entreprise qui réalise maintenant une transition vers l’utilisation de ces supports verra immédiatement des résultats tangibles et durables, si les applications sont utilisées en exploitant au mieux le modèle tablette.

Le mode déconnecté : tout est disponible, mais ne pas oublier la synchro!

Une des premières demandes de nos clients avec une équipe commerciale est d’avoir facilement et rapidement toutes les pièces nécessaires à leur travail : une société de GPS nous demande d’avoir à disposition toutes les vidéos et les documents de démonstration, un vendeur de matériel industriel nous demande les spécifications techniques détaillés, un vendeur d’alimentation vétérinaire nous demande d’avoir toutes les statistiques de vente.

Au final tous ces clients souhaitent avoir à disposition en permanence pour 100 à 300 Mo de données! Dans ce cas un système de synchronisation régulière est obligatoire.

Le principal avantage d’une application 100% déconnecté est l’accessibilité immédiate à un grand volume d’informations. Quand on voit que n’importe quelle tablette d’entrée de gamme possède plusieurs Go de stockage, il est simple d’imaginer l’intérêt pour un VRP d’avoir sur sa tablette en accès immédiat un maximum de données.

De plus, si on a du mal à avoir de la 4G partout, il est assez simple de trouver dans un rayon d’1km une connexion Wifi. Le fait de devoir attendre d’avoir une connexion stable pour une synchronisation complète est donc de moins en moins un problème.

Pour moi une application en mode déconnecté est la solution essentielle pour des commerciaux ou des techniciens qui ont la complète maîtrise de leur plan de tournée sur 12 ou 24h (et qui donc effectuent une à deux synchro par jour maximum), ou les personnes qui ont besoin de faire des démonstrations sur des supports de grande taille qui changent peu (conférenciers, événementiel, statistiques mensuelles ou hebdomadaire sur un volume de données important, documentation et catalogue client).

Avec YOOCAN Move la complexité technique de ce type d’application est modeste et revient surtout à limiter au maximum la durée de la synchronisation et/ou prédigérer au maximum les données.

Cette méthode n’est pas exempte de défaut. Le premier inconvénient est bien sûr le délai d’obtention des informations, mais les problématiques qui sont souvent oubliées dans ce type d’application sont :

  • La sécurité : si les informations sont stockées sur la tablette, elles le restent si la tablette est volée ou pire si l’utilisateur décide de partir avec pour l’exploiter en concurrence avec son ancien patron. Il convient donc de sécuriser les données au maximum, soit par des mots de passe, un cryptage de la base de données (des solutions existent), ou même par l’obligation pour utiliser l’application d’une connexion régulière au siège.
  • L’obligation de synchroniser régulièrement : il est nécessaire pour les utilisateurs de renvoyer régulièrement leurs données afin de limiter le risque de perte et de décalage entre l’itinérant et le siège. Cela nécessite un réflexe de la part des utilisateurs (qui n’est pas évident), et une formation.

Conclusion : le déconnecté est relativement peu complexe à mettre en place (pour Yoocan Move), et permet un accès immédiat à un volume de données important. Par contre il est nécessaire de bien calibrer le volume de données pour des raisons de temps de synchronisation et surtout de sécurité, et le maniement de ce type d’application est plus délicat qu’une application connectée ou semi déconnectée.

Le mode connecté : le temps réel… Si la 3G passe!

I'm connected

 

Lors d’une réunion commerciale, un client nous demandait un devis pour une application mobile « 100% connectée », car « A Paris on capte partout ». Le détail amusant est que nous n’avons pas pu faire de démonstration car à leurs bureaux place de l’Opéra la 3G ne passait nulle part. C’est dommage :)

Revenons à une description moins anecdotique. Le mode 100% connecté a deux avantages principaux.
Un avantage technique et tarifaire : il est simple à architecturer, car la difficile problématique de la synchronisation multi-utilisateur ne pose pas (si deux personnes se synchronisent en même temps sur les mêmes données, qui gagne ? Telle est l’épineuse question…), et le développement peut utiliser des technologies éprouvées, simples, connues de tous et multiplateforme (HTML5 distant, REST, etc…).
Un avantage purement pratique : l’utilisateur a tout de suite les informations les plus récentes et est envoie les données en temps réel. Il est donc complètement lié à son siège social.

Ce type de liaison est donc essentiel pour les utilisateurs ayant besoin d’une connexion immédiate :

  • Ceux qui ne gèrent pas leur planning et dont le planning peut changer en cours de journée : par exemple les techniciens itinérants d’urgence (serrurier, plombier, électricien)
  • Ceux qui ont besoin de communiquer rapidement avec leur clients finaux : toujours les techniciens d’urgence, mais également le service à la personne et la livraison
  • Ceux qui ont besoin d’une information en permanence à jour : courtier en bourse, journalistes…

Le problème d’une application 100% connecté est double : le premier est son inactivité en cas de perte de la connexion, ce qui peut arriver même en pleine agglomération (et étrangement jamais au bon moment), et le deuxième est que le volume d’information de transit doit rester relativement faible pour permettre une accessibilité rapide à l’information (le téléchargement « live » de documentation, de vidéos, de catalogues de produit, de base de données client est à éviter quand par exemple une personne est face à son client)

Conclusion : le connecté est simple à mettre en place et essentiel pour une communication rapide en cours de tournée mais doit se cantonner à un volume faible et un risque faible en cas de perte de connexion.

Connecté, semi-déconnecté, déconnecté… Que choisir ?

Cette première série d’article évoquera les trois principales façons pour une application mobile de dialoguer avec le siège social de l’Entreprise.

Les applications mobiles pour un usage personnel sont pour la plupart des applications 100% connectées : le principe est de pouvoir accéder rapidement à une information en temps réel, et la déconnexion d’un poste mobile ne pose pas de problème majeur à l’utilisateur. De plus le modèle « publicitaire » de nombreuses App est fondé sur une connexion permanente des utilisateurs à Internet.

Par contre pour les professionnels, la question se pose, et la réponse est loin d’être évidente. Le principe d’une application professionnelle est de communiquer les informations régulièrement avec le siège social.

Trois solutions se dégagent : un mode 100% connecté (un minimum d’information sur le support mobile), le mode déconnecté au maximum (avec synchronisation régulière), un mode semi-déconnecté (l’application se synchronise dès que le réseau est disponible et les informations sont stockées sur le support mobile en attendant).

L’un des avantages de notre solution Yoocan Move est de pouvoir conjuguer ces trois modes sans blocage technique, par conséquent pour mes projets le problème est principalement fonctionnel ou lié aux capacités des tablettes ou smartphones. J’ai orienté nos clients sur chacun des trois choix, et nous avons même eu le cas d’un client qui a changé d’avis d’une version à l’autre.