Mais au fait, pourquoi donner une tablette avec des applications à mes salariés?

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Entrepreneur de demain saisissant son rapport quotidien

Le titre de cet article peut vous donner l’impression que cette semaine je vais enfoncer des portes ouvertes, mais il s’avère que ces portes ne sont pas réellement ouvertes, ni même si évidentes à trouver. En effet ma position est qu’une tablette est un outil essentiel pour une grande majorité de salariés, y compris les non itinérants, a condition de l’utiliser à bon escient.

Dans cet article je vais me consacrer à ma spécialité, le B2B, un petit passage sur votre Store favori vaut mieux qu’un long article concernant le B2C. Le but est de présenter les avantages et inconvénients du support mobile, d’une part pour encourager des entrepreneurs à utiliser le mobile, et d’autre part pour décourager des entrepreneurs technoïdes à utiliser une tablette à tout prix.

Au lancement des applications mobiles B2B, les premiers bénéficiaires furent les coursiers (ce fut d’ailleurs mon premier projet d’application à composante mobile, sous windows mobile à l’époque), puis le marché s’est lentement ouvert à d’autres professions. Néanmoins pour les autres entreprises non visionnaires, une application mobile métier était un nice to have, et non un must have. Le must have l’emporte depuis à peu près un an, mais peut-être comme pour beaucoup de modes de manière un peu trop systèmatique.

Voici donc un petit rappel de ce qu’une tablette ou un smartphone avec application apporte (ou pas).

Les plus

Parlons d’abord du cas simple : les itinérants (VRP, techniciens, coursiers). Ici la tablette ou le smartphone connecté est une passerelle, un lien permanent d’une part entre le siège et l’itinérant, mais également entre l’itinérant et le client, voire entre l’itinérant et un tiers.

Exemple : avec une application de qualité, un technicien peut en trois clics récupérer son prochain rendez vous, commander une pièce au fournisseur par texto avant d’aller la chercher, et prévenir le client par texto et/ou email qu’il a dix minutes de retard. D’une part la qualité du service est excellente pour le client (un retard prévenu est la plupart du temps accepté, et par mécanisme d’engagement un client prévenu d’un retard va attendre plus longtemps avant de renoncer), d’autre part la rentabilité du technicien est optimisée au maximum, dans l’intérêt de tous.

Deuxième avantage : tout le monde a une tablette. Le prix bas des supports et le fait que les fonctionnalités proposées dans la plupart des tablettes, même bas de gamme, sont largement suffisantes pour une utilisation quotidienne à domicile vont aboutir à ce que la tablette bannisse l’ordinateur même portable dans les foyers, et à terme monsieur Toulemonde aura au minimum une tablette Wifi chez lui. Ceci signifie que l’application tablette (pour peu qu’elle soit multi-support comme les applications Yoocan Move) est une application idéale pour des dialogues avec tiers comme des concessionnaires, des indépendants, des clients ou des entrepreneurs, même pour une utilisation non itinérante.

Dans ces cas là, comme la volonté stratégique de l’entreprise ne peut pas se transmettre aussi facilement que pour une application interne, la nécessité de « vendre » l’application est encore plus forte (nous verrons cela dans un autre article sur la conduite du changement). Or un bon moyen de conduire cet acteur externe à utiliser vos outils est de les lui rendre disponibles le plus simplement possible, par exemple sur sa tablette. Les applications ici sont très nombreuses : simulateur pour concession automobile, loueur, application pour cours à domicile ou professions libérales, etc…

Dernier avantage : l’ergonomie. La légèreté du support, son interface au doigt, sa connectivité et son côté ludique rendent les applications tablette les applications idéales pour saisir des données structurées, quelles qu’elles soient.

Que ce soit sur un chantier (le fondateur de FinalCAD, entreprise française à succès, ne dira pas le contraire), dans un entrepôt, dans une salle de réunion ou dans un bureau, pourquoi fournir un ordinateur de bureau ou un portable lourd et cher à un collaborateur qui doit accomplir uniquement des actions simples d’un point de vue informatique (mail, internet, bureautique simple) ou des actions complexes mais structurées (rapports d’expertise normalisés, commandes…) alors qu’une tablette moins chère peut être transportée aisément partout, sans fatigue, et que l’interface au doigt est plus simple et plus ludique que l’interface à la souris? Enfin la tablette est le support idéal pour les personnes qui, sans être itinérantes, passent beaucoup de temps debout : animateurs(trices) de salon ou de conférences, vendeurs(ses), etc…

Les moins

Les applications tablettes ne sont tout de même pas la panacée et voici ce qu’elles ne font pas :

Premièrement une tablette est un outil très peu adapté à la saisie de données non structurées. Malgré l’utilisation de claviers, j’ai pu constater autour de moi que mêmes les plus technophiles de mes collègues et amis n’utilisent que très peu les tablettes pour saisir un texte de plus de deux lignes. Moi même pour écrire cet article je délaisse mon I… (pas de marque) chéri pour mon ordinateur.  Par conséquent, les utilisateurs (y compris itinérants!) qui passent beaucoup de temps à écrire des textes même relativement longs dans leur métier doivent plutôt utiliser un ordinateur ou un hybride PC/tablette tactile (pour allier le meilleur, mais pas le moins cher, des deux mondes).

Deuxièmement : une tablette ne doit pas être un outil de stockage de données et doit rester un outil transitoire, sans se substituer à une application avec serveur central. Au vue de l’évolution technique des environnement tablettes et même si leurs performances s’approchent des PC de bureau, les applications doivent être conçues pour recevoir des informations ciblées  et les données doivent être renvoyées régulièrement au siège social. Ce qui est peu important dans une utilisation privée s’avère crucial dans une utilisation en entreprise.

Enfin : une application tablette ne doit pas être aussi riche en contenu et fonctionnalités qu’une application client/serveur d’entreprise. Une application sur support tablette doit être extrêmement simple avec un accès direct aux fonctionnalités centrales et un nombre d’écrans faible, afin de profiter au maximum des qualités du support. Le principe est simple : un objectif, une appli.

En conclusion, la tablette est l’outil professionnel de demain en plus de l’outil personnel d’aujourd’hui. Une entreprise qui réalise maintenant une transition vers l’utilisation de ces supports verra immédiatement des résultats tangibles et durables, si les applications sont utilisées en exploitant au mieux le modèle tablette.

Fausse bonne idée : commençons vite fait, on verra plus tard…

 numerobis1Souvent, avec des partenaires ou des anciens ou futurs clients, la réunion se déroulait de la façon suivante : ils nous expliquaient leur idée géniale, je répondais « elle est géniale cette idée, mais il faut faire attention à la mise en place technique », la personne rétorquait « boah on verra, pour le moment on fait rapidement avec un développeur pas cher que j’ai trouvé ». La conséquence est quasiment à tous les coups la suivante : le détenteur de l’idée revient en catastrophe quelques temps plus tard, en nous demandant de le sauver ou de finir le projet : un site de vente qui a des soucis de performance le jour des soldes, une application métier jamais finie, un site de contenu ne tenant pas la charge un jour de buzz, etc…

Avant de continuer cet article un petit disclaimer : ceci n’est pas le manifeste du technicien que je suis toujours pour affirmer la supériorité de la technique sur le marketing ou la vente  : mon but est de d’appuyer sur le fait qu’une erreur fondamentale de nombreuses start’up ou les pure player informatique en particulier en France est de négliger (volontairement ou non) la qualité technique du produit.

Quand on construit une maison, on ne choisit pas un constructeur au pif et le moins cher possible, mais plutôt à un architecte pour faire des plans. C’est une question de bon sens : il faut que la maison suive des normes et le projet s’avérera très compliqué par la suite si par exemple les évacuations d’eau sont négligées, si les fondations sont mal fichues, ou si personne ne pense au jour où il faudra construire une dépendance de plus… De même certaines parties de la maison sont réalisées par des maçons, plombiers ou ouvriers d’élites, qui sont en général payés plus chers. Il y a un consensus sur le côté nocif du « vite fait mal fait pas cher ».

Pour un site web ou une application métier, le raisonnement est le même : pour construire une solution pérenne, il est beaucoup plus incertain de demander à un développeur au pif plutôt qu’à demander à un architecte informatique au moins au démarrage du projet. De même certaines parties doivent être développées par un technicien d’élite, qui peut coûter plus cher.

Meetic, Vente privée, facebook, google, Amazon : des grandes success story du web ont toutes un point commun : ce sont certes des belles idées très bien vendues mais elles ont avant tout une base technique solide menée par un équipe avec un directeur technique capable de réfléchir en amont aux problèmes futurs, et des développeurs capable de réaliser du code de très haute qualité.

Évoquons ici les problèmes qui peuvent survenir dans le cas d’un développement d’un produit vite fait.

Première crise possible : le projet ne se termine pas. J’écrirai un autre article sur les causes de non finition d’un projet, mais dans le cadre d’un projet fondateur d’un nouvel acteur du web, l’une des causes les plus fréquentes est que le développeur n’arrive pas à créer une solution stable, ou que le projet s’arrête en cours de développement.

Deuxième crise possible : l’instabilité de la solution empêche sa croissance. D’une part notre expérience nous montre qu’un taux d’indisponibilité de 2% d’un site web peut résulter en une perte de fréquentation de l’ordre de 10%. D’autre part lors du lancement d’un site, la nouveauté ainsi qu’une éventuelle opération marketing amène rapidement des internautes dès la mise en production, et une mauvaise réputation peut être construite en peu de temps si le site est inutilisable. Ce type de handicap est par la suite très compliqué à rattraper.

Troisième crise possible : problème de montée en charge quand la croissance arrive. La grande réussite de plusieurs grands acteurs du Web a été d’inclure dans le plan technique la croissance de la solution. Les problèmes de charge peuvent résulter soit en un site beaucoup plus lent, soit en un blocage définitif lors de la plus grosse période d’affluence. Un site mal codé dès le départ sera très compliqué à réparer le jour où le trafic du site est multiplié par 100 ou 200 d’un coup. Cela arrive même aux plus grand, comme Facebook qui a dû reprendre son site pour en changer les choix techniques de design.

En conclusion, quand un patron a une bonne idée, négliger le développement et ne pas donner le travail à un directeur technique et à des développeurs d’élite (profils difficiles à trouver) est une erreur, qui risque d’aboutir à l’échec du projet ou à des passages très douloureux en cours d’exploitation. L’argument de l’économie d’argent est illusoire, mieux vaut resserrer au départ les fonctionnalités pour se laisser la marge et le temps de créer un outil parfaitement conçu au départ.

Le mode déconnecté : tout est disponible, mais ne pas oublier la synchro!

Une des premières demandes de nos clients avec une équipe commerciale est d’avoir facilement et rapidement toutes les pièces nécessaires à leur travail : une société de GPS nous demande d’avoir à disposition toutes les vidéos et les documents de démonstration, un vendeur de matériel industriel nous demande les spécifications techniques détaillés, un vendeur d’alimentation vétérinaire nous demande d’avoir toutes les statistiques de vente.

Au final tous ces clients souhaitent avoir à disposition en permanence pour 100 à 300 Mo de données! Dans ce cas un système de synchronisation régulière est obligatoire.

Le principal avantage d’une application 100% déconnecté est l’accessibilité immédiate à un grand volume d’informations. Quand on voit que n’importe quelle tablette d’entrée de gamme possède plusieurs Go de stockage, il est simple d’imaginer l’intérêt pour un VRP d’avoir sur sa tablette en accès immédiat un maximum de données.

De plus, si on a du mal à avoir de la 4G partout, il est assez simple de trouver dans un rayon d’1km une connexion Wifi. Le fait de devoir attendre d’avoir une connexion stable pour une synchronisation complète est donc de moins en moins un problème.

Pour moi une application en mode déconnecté est la solution essentielle pour des commerciaux ou des techniciens qui ont la complète maîtrise de leur plan de tournée sur 12 ou 24h (et qui donc effectuent une à deux synchro par jour maximum), ou les personnes qui ont besoin de faire des démonstrations sur des supports de grande taille qui changent peu (conférenciers, événementiel, statistiques mensuelles ou hebdomadaire sur un volume de données important, documentation et catalogue client).

Avec YOOCAN Move la complexité technique de ce type d’application est modeste et revient surtout à limiter au maximum la durée de la synchronisation et/ou prédigérer au maximum les données.

Cette méthode n’est pas exempte de défaut. Le premier inconvénient est bien sûr le délai d’obtention des informations, mais les problématiques qui sont souvent oubliées dans ce type d’application sont :

  • La sécurité : si les informations sont stockées sur la tablette, elles le restent si la tablette est volée ou pire si l’utilisateur décide de partir avec pour l’exploiter en concurrence avec son ancien patron. Il convient donc de sécuriser les données au maximum, soit par des mots de passe, un cryptage de la base de données (des solutions existent), ou même par l’obligation pour utiliser l’application d’une connexion régulière au siège.
  • L’obligation de synchroniser régulièrement : il est nécessaire pour les utilisateurs de renvoyer régulièrement leurs données afin de limiter le risque de perte et de décalage entre l’itinérant et le siège. Cela nécessite un réflexe de la part des utilisateurs (qui n’est pas évident), et une formation.

Conclusion : le déconnecté est relativement peu complexe à mettre en place (pour Yoocan Move), et permet un accès immédiat à un volume de données important. Par contre il est nécessaire de bien calibrer le volume de données pour des raisons de temps de synchronisation et surtout de sécurité, et le maniement de ce type d’application est plus délicat qu’une application connectée ou semi déconnectée.

Le mode connecté : le temps réel… Si la 3G passe!

I'm connected

 

Lors d’une réunion commerciale, un client nous demandait un devis pour une application mobile « 100% connectée », car « A Paris on capte partout ». Le détail amusant est que nous n’avons pas pu faire de démonstration car à leurs bureaux place de l’Opéra la 3G ne passait nulle part. C’est dommage :)

Revenons à une description moins anecdotique. Le mode 100% connecté a deux avantages principaux.
Un avantage technique et tarifaire : il est simple à architecturer, car la difficile problématique de la synchronisation multi-utilisateur ne pose pas (si deux personnes se synchronisent en même temps sur les mêmes données, qui gagne ? Telle est l’épineuse question…), et le développement peut utiliser des technologies éprouvées, simples, connues de tous et multiplateforme (HTML5 distant, REST, etc…).
Un avantage purement pratique : l’utilisateur a tout de suite les informations les plus récentes et est envoie les données en temps réel. Il est donc complètement lié à son siège social.

Ce type de liaison est donc essentiel pour les utilisateurs ayant besoin d’une connexion immédiate :

  • Ceux qui ne gèrent pas leur planning et dont le planning peut changer en cours de journée : par exemple les techniciens itinérants d’urgence (serrurier, plombier, électricien)
  • Ceux qui ont besoin de communiquer rapidement avec leur clients finaux : toujours les techniciens d’urgence, mais également le service à la personne et la livraison
  • Ceux qui ont besoin d’une information en permanence à jour : courtier en bourse, journalistes…

Le problème d’une application 100% connecté est double : le premier est son inactivité en cas de perte de la connexion, ce qui peut arriver même en pleine agglomération (et étrangement jamais au bon moment), et le deuxième est que le volume d’information de transit doit rester relativement faible pour permettre une accessibilité rapide à l’information (le téléchargement « live » de documentation, de vidéos, de catalogues de produit, de base de données client est à éviter quand par exemple une personne est face à son client)

Conclusion : le connecté est simple à mettre en place et essentiel pour une communication rapide en cours de tournée mais doit se cantonner à un volume faible et un risque faible en cas de perte de connexion.

Connecté, semi-déconnecté, déconnecté… Que choisir ?

Cette première série d’article évoquera les trois principales façons pour une application mobile de dialoguer avec le siège social de l’Entreprise.

Les applications mobiles pour un usage personnel sont pour la plupart des applications 100% connectées : le principe est de pouvoir accéder rapidement à une information en temps réel, et la déconnexion d’un poste mobile ne pose pas de problème majeur à l’utilisateur. De plus le modèle « publicitaire » de nombreuses App est fondé sur une connexion permanente des utilisateurs à Internet.

Par contre pour les professionnels, la question se pose, et la réponse est loin d’être évidente. Le principe d’une application professionnelle est de communiquer les informations régulièrement avec le siège social.

Trois solutions se dégagent : un mode 100% connecté (un minimum d’information sur le support mobile), le mode déconnecté au maximum (avec synchronisation régulière), un mode semi-déconnecté (l’application se synchronise dès que le réseau est disponible et les informations sont stockées sur le support mobile en attendant).

L’un des avantages de notre solution Yoocan Move est de pouvoir conjuguer ces trois modes sans blocage technique, par conséquent pour mes projets le problème est principalement fonctionnel ou lié aux capacités des tablettes ou smartphones. J’ai orienté nos clients sur chacun des trois choix, et nous avons même eu le cas d’un client qui a changé d’avis d’une version à l’autre.

A propos

Président de YOOCAN, j’ai construit des applications métiers personnalisées en utilisant majoritairement le Web / Extranet / Cloud pendant plus de 10 ans.

Les métiers de mes clients sont très variés, les objectifs apparents des applications très divers (CRM, ERP, facturation, application mobile) mais au fond la volonté est la même : une PME qui veut que l’informatique soit une réelle valeur ajoutée et suive de près voire précède sa stratégie.

Depuis plusieurs années je dirige des projets mobiles en avance sur leur temps, et pu voir l’évolution du tout jeune secteur de l’application métier B2B en France.

C’est au sein puis à la tête de YOOCAN que toutes ces réussites ont été possibles : grâce à un framework technique puissant et unique en son genre (Zenengo pour le web, Yoocan Move pour le mobile), mais également à une méthode claire fondée sur une compréhension des besoins, des acquis, des réussites et des échecs de nos clients et partenaires.

Le but de ce blog est de partager mon savoir-faire, ma vision et de celle de YOOCAN de la conception, la réalisation d’un projet informatique stratégique (en particulier mobile) pour une PME, ainsi que de l’évolution du secteur de l’informatique B2B.